Кейс
Автоматизация на Солигорской птицефабрике: пример эффективности «1С: Документооборот КОРП для Беларуси»
Компания «Электронная экономика» реализовала проект по автоматизации процессов электронного документооборота на ОАО «Солигорская птицефабрика» — одном из крупнейших производителей куриных и перепелиных яиц в Республике Беларусь. В результате предприятие кардинально повысило эффективность внутреннего взаимодействия, сократило сроки согласования документов и получило прозрачную, управляемую и полностью цифровую среду для работы с документами и информацией.
Ситуация до внедрения
Решение ОАО "Солигорская птицефабрика" о внедрении системы электронного документооборота на базе решений платформы «1С:Документооборот КОРП» было принято для:
Внедрением полгода занималась команда из пяти человек компании «Электронная Экономика». На каждом этапе неоднократно проводилось обучение, учитывались пожелания коллектива, а программисты совместно с коллегами Солигорской птицефабрики вносили изменения.
Директор «Электронной экономики» Максим Ефимович рассказал, что типовое решение «1С:Документооборот КОРП для Беларуси» пришлось серьезно доработать под специфику предприятия:
Цели проекта
Решение ОАО "Солигорская птицефабрика" о внедрении системы электронного документооборота на базе решений платформы «1С:Документооборот КОРП» было принято для:
контроля исполнительской дисциплины;
снижения времени доведения документов до руководителей и исполнителей;
унификации маршрутов движения документов, систематизации процессов;
повышения общей производительности предприятия.
Выбор IT-решение и партнера
Инициатором внедрения автоматизации на Солигорской птицефабрике стало руководство. В качестве партнера была выбрана группа компаний «Электронная экономика», имеющая большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8». Внедрением полгода занималась команда из пяти человек.
Первым делом были подробно опрошены работники фабрики, чтобы выявить их боли. Оказалось, руководители завалены бумажными согласованиями, хотя можно делегировать ответственность подчиненным и таким образом облегчить нагрузку. Пришлось структурировать всю документацию, разделить ее на виды и разобраться с процессами по каждому из них. На основе этого были созданы схемы рационального функционирования процессов.
В целом, на каждом этапе неоднократно проводилось обучение, учитывались пожелания коллектива, а программисты «Электронной Экономики» совместно с коллегами Солигорской птицефабрики вносили изменения.
Директор «Электронной экономики» Максим Ефимович рассказал, что типовое решение «1С:Документооборот КОРП для Беларуси» пришлось серьезно доработать под специфику предприятия:
❝Мы перевели в цифру входящую и исходящую корреспонденцию, договорную работу, организационно-распорядительные документы и создали электронный архив. Из других нестандартных решений — автоматизация процесса контроля качества яиц, управление закупочной деятельностью и автоматизация кадровых процессов с интеграцией в 1С:Зарплата и управление персоналом. Все процессы стали прослеживаемыми и четко контролируемыми. Теперь мы видим узкие горлышки и оперативно принимаем управленческие решения. Все данные сохраняются, что исключает потерю информации и упрощает контроль. Система опирается на роли, а не на конкретных людей. Если сотрудник отсутствует, задача автоматически делегируется другому. Это ускоряет согласование и делает процессы прозрачными.❞
Что было сделано
Проведены консультации по выбору программного обеспечения;
Проведен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
Проведен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
Смоделированы процессы в новой системе;
Налажена работа с документами в рамках следующих блоков:
- Входящие и исходящие документы;
- Обработка внутренних документов (организационно-распорядительная документация, заявки, заявления, служебные и докладные записки);
- Техническая и специализированная документация;
- Договора реализации, договора закупок, матрица более 15-ти видов договоров с полным циклом контроля согласования и заключения;
- Разработан блок «Закупочная деятельность», позволяющий работать с закупками полным циклом, от появления потребности у сотрудников в товарах до поступления товаров на склад;
- Кадровая документация, заявки на командировки, заявки на обучение, заявления на отпуск, заявка на подбор персонала;
Внедрен ряд доработок, упрощающих понимание программы, упрощающая запуск комплексных процессов для сотрудников предприятия;
Произведены доработки в системе по требованию Заказчика для работы в мобильном клиенте (планшет) для работы с документом "Чек-лист птичника" (собственная разработка);
По всем видам документов настроены процессы маршрутов движения и автозаполнения шаблонов документов;
Успешно осуществлена интеграция (настроены обмены) «1С:Документооборот КОРП» с 1С: ЗУП;
Налажена работа с документами в рамках следующих блоков:
Проведено обучение пользователей;
Подготовлены подробные инструкции.
Какие функции были автоматизированы
- Управление персоналом и кадровый учет (HRM)
- - Кадровый учет
- Обучение персонала
- Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
- Планирование закупок
Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами
- Автоматизация бизнес-процессов
- Документооборот (ECM)
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет договоров
- Другое
- Обмен электронными документами (сервисы 1С-ЭДО, 1С-ЭПД)
- Доработка форматов ЭД
- Маршрутизация ЭД
- Реализация ролевой модели
- Маршрутизация ЭД
- Другие автоматизированные функции
Мнение заказчика
Первые результаты стали заметны примерно через полгода, когда сотрудники ознакомились с программой и начали ее активно использовать.
❝Потребовалось время, чтобы убедить наших специалистов в необходимости перестроиться и начать работать по-новому. Возможно, сопротивление было вызвано тем, что после внедрения программы стало возможным контролировать, во сколько пришел документ, когда с ним ознакомились и когда отреагировали. Наша секретарь поначалу даже выполняла роль «мамы»: напоминала всем, чтобы просмотрели документ. Применялись где-то даже авторитарные меры, которые помогли дисциплинировать коллектив. Но затем сотрудники сами начали оперативно реагировать на поставленные задачи. Сегодня я слышу позитивные отзывы, люди довольны, что документооборот стал гораздо быстрее и эффективнее, уменьшилась бумажная волокита, ❞
— рассказала замдиректора Солигорской птицефабрики.
Эффекты от проекта
Сократилось время прохождения документами полного цикла обработки;
Сократились материальные затраты на ведение делопроизводства;
Проведен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
Обеспечен оперативный доступ к базе данных документов всех заинтересованных служб и руководителей структурных подразделений;
Обеспечена селективность предоставляемой информации, когда каждому пользователю обеспечивается доступ только к определенной для него области в базе данных;
сокращено временя создания отчетных документов;
Обеспечена прозрачность процессов работы с входящими и исходящими документами, распорядительной документацией, закупочной деятельностью, договорной деятельностью, технической документацией, кадровыми документами;
Увеличена скорость прохождения документов;
Обеспечен оперативный доступ к базе данных документов всех заинтересованных служб и руководителей структурных подразделений;
Исключены случаи потери документов;
Увеличена скорость доступа к документам;
Повышена исполнительская дисциплина сотрудников организации за счет автоматизации процессов контроля исполнения и согласования документов;
Сокращен бумажный документооборот.
Как это выглядит в цифрах
в 2–10
сократилось время на согласование и обработку документов
с 40% до 10%
отклонения от сроков выполнения задач
Сотрудники благодаря автоматизации смогли переключиться с рутины на выполнение более эффективных задач.
Работы по проекту выполнила компания «Электронная Экономика».
220083, Республика Беларусь, Минск, проспект Дзержинского, 104A, оф.802
© 2025 ООО "Электронная экономика"
— Бесплатные Сайты и CRM.