Кейс
Автоматизация на Солигорской птицефабрике: пример эффективности «1С: Документооборот КОРП для Беларуси»
Мы помогли Солигорской птицефабрике избавиться от бумажной волокиты и ускорить процессы документооборота до 10 раз, сформировали единое пространство для разрозненной информации — такой, как офисные, кадровые и бухгалтерские документы, переписка по электронной почте, всевозможные базы данных и так далее. Была существенно упрощена работа с массивом информации и позволила автоматизировать процессы.
Проблемы до автоматизации
Солигорская птицефабрика ежегодно производит 354 млн куриных и 120 млн перепелиных яиц, причем объемы продукции увеличиваются из года в год. При таких масштабах производства сложно полагаться на ручной труд и учет в таблицах Excel. Ранее на фабрике не было электронного документооборота.
Даже составление бизнес-плана с учетом инвестиций и потенциальной прибыли становится непростой задачей без специализированных программ. Необходимо учитывать множество факторов: поголовье птицы, расходы на комбикорм, ветпрепараты, зарплату сотрудников и многое другое. Чтобы упростить процессы, документооборот на предприятии было необходимо автоматизировать.
Выбор IT-решение и партнера
❝Для начала мы описали соблюдение всех правил и процедур проведения закупок, оформления иных документов, которые отнимали много времени на согласование и ознакомление специалистов», — рассказала заместитель директора Солигорской птицефабрики Марина Скращук. — Кроме того, большой поступающий объем информации и корреспонденции требовал оперативного реагирования и информирования сотрудников. Мы подробно опросили наших специалистов и учли их пожелания относительно того, как они видят работу и движение документов. На основе этого совместно с сотрудниками компании «Электронная экономика» были созданы схемы, благодаря которым сегодня все функционирует.❞
Цели и задачи проекта
сокращение времени прохождения документами полного цикла обработки;
сокращение материальных затрат на ведение делопроизводства;
обеспечение оперативного доступа к базе данных документов всех заинтересованных служб и руководителей структурных подразделений;
обеспечение селективности предоставляемой информации, когда каждому пользователю обеспечивается доступ только к определенной для него области в базе данных;
увеличение скорости прохождения документов;
исключение случаев потери документов;
увеличение скорости доступа к документам;
повышение исполнительской дисциплины сотрудников организации за счет автоматизации процессов контроля исполнения и согласования документов;
сокращение бумажного документооборота.
Этапы внедрения
Внедрением полгода занималась команда из пяти человек компании «Электронная Экономика». На каждом этапе неоднократно проводилось обучение, учитывались пожелания коллектива, а программисты совместно с коллегами Солигорской птицефабрики вносили изменения.
Директор «Электронной экономики» Максим Ефимович рассказал, что типовое решение «1С:Документооборот КОРП для Беларуси» пришлось серьезно доработать под специфику предприятия:
❝Мы перевели в цифру входящую и исходящую корреспонденцию, договорную работу, организационно-распорядительные документы и создали электронный архив. Из других нестандартных решений — автоматизация процесса контроля качества яиц. Все данные сохраняются, что исключает потерю информации и упрощает контроль. Система опирается на роли, а не на конкретных людей. Если сотрудник отсутствует, задача автоматически делегируется другому. Это ускоряет согласование и делает процессы прозрачными❞
В рамках проекта по автоматизации специалистами группы компаний «Электронная экономика» были выполнены следующие работы:
Проведены консультации по выбору программного обеспечения;
Проведен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
Проведен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
Смоделированы процессы в новой системе;
Налажена работа с документами в рамках следующих блоков:
- Входящие и исходящие документы;
- Обработка внутренних документов (организационно-распорядительная документация, заявки, заявления, служебные и докладные записки);
- Техническая и специализированная документация;
- Договора реализации, договора закупок, матрица более 15-ти видов договоров с полным циклом контроля согласования и заключения;
- Разработан блок «Закупочная деятельность», позволяющий работать с закупками полным циклом, от появления потребности у сотрудников в товарах до поступления товаров на склад;
- Кадровая документация, заявки на командировки, заявки на обучение, заявления на отпуск, заявка на подбор персонала;
Внедрен ряд доработок, упрощающих понимание программы, упрощающая запуск комплексных процессов для сотрудников предприятия;
Произведены доработки в системе по требованию Заказчика для работы в мобильном клиенте (планшет) для работы с документом "Чек-лист птичника" (собственная разработка);
По всем видам документов настроены процессы маршрутов движения и автозаполнения шаблонов документов;
Успешно осуществлена интеграция (настроены обмены) «1С:Документооборот КОРП» с 1С: ЗУП;
Налажена работа с документами в рамках следующих блоков:
Проведено обучение пользователей;
Подготовлены подробные инструкции.
Какие функции были автоматизированы
Мнение заказчика
Первые результаты стали заметны примерно через полгода, когда сотрудники ознакомились с программой и начали ее активно использовать.
❝Потребовалось время, чтобы убедить наших специалистов в необходимости перестроиться и начать работать по-новому.Возможно, сопротивление было вызвано тем, что после внедрения программы стало возможным контролировать, во сколько пришел документ, когда с ним ознакомились и когда отреагировали. Наша секретарь поначалу даже выполняла роль «мамы»: напоминала всем, чтобы просмотрели документ. Применялись где-то даже авторитарные меры, которые помогли дисциплинировать коллектив. Но затем сотрудники сами начали оперативно реагировать на поставленные задачи. Сегодня я слышу позитивные отзывы, люди довольны, что документооборот стал гораздо быстрее и эффективнее, уменьшилась бумажная волокита, ❞
— – рассказала замдиректора Солигорской птицефабрики.
Эффекты от проекта
Сократилось время прохождения документами полного цикла обработки;
Сократились материальные затраты на ведение делопроизводства;
Проведен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
Обеспечен оперативный доступ к базе данных документов всех заинтересованных служб и руководителей структурных подразделений;
Обеспечена селективность предоставляемой информации, когда каждому пользователю обеспечивается доступ только к определенной для него области в базе данных;
сокращено временя создания отчетных документов;
Обеспечена прозрачность процессов работы с входящими и исходящими документами, распорядительной документацией, закупочной деятельностью, договорной деятельностью, технической документацией, кадровыми документами;
Увеличена скорость прохождения документов;
Обеспечен оперативный доступ к базе данных документов всех заинтересованных служб и руководителей структурных подразделений;
Исключены случаи потери документов;
Увеличена скорость доступа к документам;
Повышена исполнительская дисциплина сотрудников организации за счет автоматизации процессов контроля исполнения и согласования документов;
Сокращен бумажный документооборот.
Как это выглядит в цифрах
в 2–10
сократилось время на согласование и обработку документов
с 40% до 10%
отклонения от сроков выполнения задач
Сотрудники благодаря автоматизации смогли переключиться с рутины на выполнение более эффективных задач.
Работы по проекту выполнила компания «Электронная Экономика».
220083, Республика Беларусь, Минск, проспект Дзержинского, 104A, оф.802
© 2025 ООО "Электронная экономика"
— Бесплатные Сайты и CRM.